İster özel yaşantımızda, ister iş hayatımızda olsun zaman en değerli kaynağımızdır. Dünyadaki birçok dilde olduğu gibi Türkçe’ de de zamanın değerli olduğunu bize hatırlatan. “Vakit nakittir” atasözü günlük dilimize yerleşmiş bir ifadedir. Ancak paranın aksine zaman hepimize eşit olarak dağıtılmıştır. Zaman öyle bir kaynaktır ki;

• Durdurulamaz, yavaşlatılamaz, hızlandırılamaz
• Geri döndürülemez
• Satın alınamaz
• Depolanamaz
• Tekrar kullanılamaz
• Sınırlıdır
• Yerine kullanılabilecek başka bir kaynak yoktur
• Hem çok ucuz hem de çok pahalıdır
• Tasarruf edilemez,
• Saklanamaz,
• Borç alıp verilemez.
• Biz harcasak da harcamasak da o akıp gider.

Bu nedenle, aslında zamanı yönetmek pek de mümkün değildir, yönetebileceğimiz ancak kendi hayatımızdır, yaşantımızı daha verimli, daha etkili ve dolayısı ile daha anlamlı sürdürebilmek için önce mevcut alışkanlıklarımıza yakından bakmalıyız. Güçlü ve zayıf yönlerimizi içtenlikle kabul etmeli ve değişmeye açık olmalıyız.

Dünya üzerinde kullanılan birçok dilde zamanın çok değerli olduğunu ifade eden bir özdeyiş, bir atasözüne rastlamak mümkündür. Türkçede de çok yaygın olarak kullandığımız “vakit nakittir” sözü çoğu zaman anlamını tam olarak düşünmeden sarf ettiğimiz bir ifadedir. İngilizce’de “Time is money”, Fransızca’da “Le temps. c’est de l’argent”, Farsça’da “Vakt tela hast”, Almanca’da “Zcit ist geld” olarak toplumların dilinde yer bulmuş deyişlerdir.
Tabii bu özdeyiş zamanın ne kadar değerli bir kaynak olduğunu anlatmak için söylenmiştir. Ancak zamanla parayı karşılaştırdığımızda ortaya çıkan tablo pek de benzerlik taşımadıklarıdır. Zaman, paranın aksine tüm insanlığa son derece adaletli ve eşit olarak dağıtılmıştır. Hepimizin bir gün içinde 24 saati, bir yıl içinde 365 günü vardır. Paramızı harcarsak tükenir. Zamanınızı özel olarak tutmak ya da harcamak mümkün değildir. Biz nasıl davranırsak davranalım akıp gider. Paramızı biriktirebiliriz, bankaya yatırıp istediğiniz kadar saklayabiliriz, borç verebiliriz ya da alabiliriz, miras bırakabiliriz. Zamanla bunların hiçbirini yapamayız. O halde konunun başlığında dikkatinizi de çektiği gibi zamanı yönetmek pek de mümkün değildir, ancak bir tek şeyi, kendi hayatımızı yönetebiliriz. Dolayısı ile belki de konuya zaman yönetimi yerine yaşam yönetimi diye yaklaşmak daha doğru. Ancak, genel kullanım böyle olduğu için bu makalede bende zaman yönetimi ifadesini kullanacağım.

ZAMANIN TANIMI VE ZAMAN YÖNETİMİ
Tarih boyunca filozoflar zamanın gerçekten var olup olmadığını sorgulamışlar ve bu konu üzerine farklı fikirler yürütmüşlerdir. Sir Isaac Newton ve Aristo zamanın mutlak olduğunu ve kendi başına bir varlığı olduğunu ileri sürmüşlerdir. Leibnitz ve sonrasında Albert Einstein zamanın kendi başına bir varlığının bulunmadığını ve zamanın olayların arka arkaya dizilmesinden ibaret olduğunu iddia etmişlerdir.
Günümüzün gelişmiş teknolojileri 20 milyon yılda bir saniye dahi şaşmayacak dakiklikte saatler ürettiler. Ancak, bu gelişmiş, dakik, şaşmayan saatlerin ölçtükleri zamanın ne kadar mutlak olduğu hâlâ tartışılmaktadır. Zamanın, bugün en yaygın olarak kabul edilen tanımı “yaşantımızı meydana getiren olaylar dizisi” ise yönetmemiz gereken, üzerinde hâkimiyet kurmamız gereken yaşantımızdaki olaylardır.
Zamanla ilgili söylenebilecek temel özelliklerden biri de zamanın göreceli bi kavram olduğudur. Aynı ölçü birimiyle ölçülmüş örneğin, beş dakika, bazen bize yıllar kadar uzun görünürken bazen de bir an kadar kısa gelebilir. Kimimize bir gün içindeki saatler işlerimizi yetiştirmek için yeterli gelmezken, bazılarımız için bir gün geçmek bilmez bir zaman dilimidir.
Bir benzetmede olduğu gibi hepimizin banka hesabına her gün 86.400 saniye yatırılıyor. Yalnız bu hesabın bir özelliği var, her akşam bakiyemiz sıfırlanıyor ve ertesi güne hiçbir şey devretmiyor. Böyle bir durumda ne yaparız? Bu paranın hepsini çekip en etkili şekilde kullanmaya çalışmaz mıyız? Doğru şeylere yatırım yapmaz mıyız? Zaman için de aynı şey geçerli. O günü doğru yaşamazsak geriye dönüşü yok. O gün ve anlar kaybolmuş oluyor.
Bir senenin değerini anlayabilmek için o yıl YGS’ yi kazanamamış ya da sınıfta kalmış öğrenciye sorun.
Bir ayın değerini anlayabilmek için prematüre bebek dünyaya getiren anneye sorun.
Bir haftanın değerini anlayabilmek için bir derginin editörüne sorun.
Bir dakikanın değerini anlayabilmek için treni henüz kaçırmış birine sorun.
Bir saniyenin değerini anlayabilmek için kazayı kıl payı atlatmış birine sorun.
Bir milisaniyenin değerini anlayabilmek için olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan kişiye sorun.
Böyle düşündüğümüzde savrukça yaşadığımız anların kıymetini daha iyi anlamak ve hayatımızı daha etkili ve verimli yaşamak gerektiğini daha kolay idrak edebiliriz.
Algılanma durumlarına göre zaman türleri:
GERÇEK –OBJEKTİF ZAMAN: Saatin gösterdiği zamandır.
SUBJEKTİF -PSİKOLOJİK ZAMAN: Hissedilen zamandır.
BİYOLOJİK – İÇGÜDÜSEL ZAMAN: Yaşayan tüm varlıkların kurulu bir biyolojik saate sahip olduğu görülür. Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur.
YÖNETSEL ZAMAN: Yönetim fonksiyonları için gereken zamandır.
Zaman yönetimi nedir?
Hayatın ritmini yakalamaktır,
Anı kaçırmamaktır,
Geleceğe yön vermektir,
Geçmişi değerlendirmektir,
Koordinasyon becerisi kazanmaktır,
Şimdiki anı gelecek için organize etmektir,
Erteleme hastalığından kurtulmaktır,
Hedeflerimiz için program yapmaktır,
Saatlerin, günlerin, ayların nasıl geçtiği konusunda bilinçlenmektir,
Zaman tuzaklarını bilmek ve bunlara düşmemektir,
Amaçlara ve hedeflere ulaşmak için zamanı verimli kullanmaktır.

Zamanı iyi yönetememenin belirtileri:
Sürekli olarak işleri yetiştirememe stresi, acelecilik.
Görüşülecek kişiler ve ziyaretçiler için zaman ayıramamak.
Yapmaktan hoşlanılmayan işler ve seçenekler arasında sürekli bocalamak.
Hiçbir şey yapmadan günü boşa harcamak.
Zamanın büyük bir bölümünü yapılması gerekmeyen işlere harcayarak, yapılması gereken işlerin altında ezilme duygusu yaşamak.
Dinlenmek ve diğer insanlarla iletişim için zaman ayıramamak.
Cevaplanacak yazılara cevap verememek.

Zaman Kaybına Neden Olan Faktörler:

• Hayır Diyememek
• Stres ve Zaman Baskısı
• Olumsuz Kişisel Tutum
• Acelecilik ve Kararsızlık
• Güç Olandan Kaçınmak
• Zayıf İletişim
• E-Postalar
• Organize olamamak
• Erteleme ve Oyalanma
• Önceliklerin Belirsizliği (Plansızlık)
• Fazla Okumak
• Fazla Bürokrasi
• Zaman tahminlerinde yanılmak
• Alışkanlıkların Kontrolünde Olmak
• Hafife Alma ve Önyargılar
• Evrak Düşkünlüğü
• Bireysel Hedeflerin Belirsizliği
• Öz Disiplin Yokluğu ve Düzensizlik
• Gereğinden Fazla işe Kendini Adamak
• Kendine Aşırı Güven veya Güvensizlik
• Her işi kendim yapacağım tutkusu,
• Bölünmeler
• Yanıt gelmesini beklemek
• Yeterince açık olmayan iş tanımı
• Çok fazla çalışmak
• Dağınık patron
• Eğitimsiz personel
• İş arkadaşlarının istekleri
• Başkalarının hataları
• Kişisel dağınıklık
• Unutkanlık
• Sohbet toplantıları
• Kendini disipline edememek
• Dış uğraşlar ve Aşırı Sosyallik
• Mükemmeliyetçilik
• Kötü planlama
• Sık ve Uzun Telefon Görüşmeleri
• Beklenmeyen Ziyaretçiler
• Yetersiz Sekretarya Hizmetleri
• Cihaz Arızaları

ZAMAN YÖNETİMİNE FARKLI YAKLAŞIMLAR
Düzenli Yaşam Yaklaşımı: Zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bir kısmının hayatımızdaki düzensizlikten kaynaklandığını iddia eder.
Savaşçı Yaklaşımı: Kendine ayrılan zamanı koruma ve üretim üzerinde odaklanır.
ABC Yaklaşımı: Ulaşmak istenilen hedeflere çabaları öncelikle o işlerin üzeri yoğunlaştırmaktır
Sihirli Araç Yaklaşımı: Kullanılan araçların aranılan özelliklere sahip olunması durumunda, bunun zaman yönetimine ve etkinliğe sihirli bir katkısının olacağı varsayımı üzerinde durur.
Beceri Yaklaşımı: Zaman yönetiminin temelde, muhasebe veya kelime işlem gibi bir beceri olduğu düşüncesine dayalıdır.
Hedef Belirleme Yaklaşımı: Temelde ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca düşüncesine dayanır.
İyileştirme Yaklaşımı: Zaman yönetimi konusundaki sorunların; çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlere dayalı olarak ortaya çıkabileceğini varsayar. Bu yaklaşımın önerdiği çözüm, zaman yönetimi sorunları oluşturan kültürel ve psikolojik faktörleri iyileştirmektir.
Kendini Akıntıya Bırak Yaklaşımı: Bu yaklaşıma göre, önemli olan kişinin zamanı yönetmesi değil, zaman içinde kendini doğal akışla bütünleştirmesidir.

ZAMANIMIZI NASIL YÖNETİYORUZ?
Zaman yönetimi becerimizi test etmek ve eksiklerimizi, geliştirmemiz gerekli yönleri görebilmemiz için, zaman yönetimi anketlerinden yararlanabiliriz. Ancak, bu anketlerde kendi kendimizi ölçmek için yararlandığımız anketlerde olduğu gibi eğilimimiz gerçekten olduğumuz gibi değil de olmayı arzu ettiğimiz gibi doldurmak yönündedir. Bu nedenle mümkün olduğu kadar objektif olmaya özen gösterip, daha tarafsız sonuç alabilmek için bizi iyi tanıyan, çalışma ve yaşam tarzımızı bilen bir ya da birkaç kişiden bizim için anket doldurmalarını isteyebilir, kendi sonuçlarımızla birlikte ortalamasını alabiliriz.
Genel olarak insanlara baktığımızda zaman planlaması açısından yaşamlarını üç türlü yürüttüklerini görebiliriz:
Güneşi kendilerine rehber edinerek yaşayanlar,
Saati rehber olarak kabul edenler ve
Pusulanın rehberliğinde yaşayanlar.
Covey bunlara birinci, ikinci ve üçüncü kuşak yaklaşımlar adını veriyor. Birinci kuşak yaklaşımla, yani sembolik ifade ile güneşi kendilerine rehber edinerek yaşayan kişiler, zamanlarını planlamak için kendilerine bir günü referans olarak alırlar. Daha esnek bir yaşam sürerler ve süre giden işlere ve değişen ihtiyaçlara ayak uydururlar.
Saatle sembolize edebileceğimiz ikinci kuşak yaklaşımda planlama ve hazırlık önemlidir. Sadece günlük yapılacak işler değil kısa ve orta vadeli hedefler belirleme, onlardan stratejiler üretme ve günlük yaşamın kontrollü organizasyonu öne çıkar.
Üçüncü kuşak yaklaşım, pusula ile temsil edilir. Pusula, hem özel hem iş yaşantımızda bizim ilke ve değerlerimizi, misyonumuzu, vizyonumuzu yani önemli olduğunu düşündüğümüz ve hissettiğimiz şeyleri ve hayatımıza nasıl bir yön vermek istediğimizi simgeler. Etkili zaman kullanımı için:
Doğru işleri yapmak
Öncelikleri belirlemek
Hedefleri belirlemek
Hedefleri planlara dönüştürmek
İşlerimizi ve çalışma ortamımızı düzenlemek gerekir.

Hedef belirlemek: Yaşamlarına ve zamanlarına pusula ile yön verenler “ne istiyorum, benim temel değerlerim neler?” sorusunu sorarlar. Bu soruların cevaplarının ışığı altında öncelik sıralaması yaparlar uzun, orta ve kısa vadeli hedeflerini ve hatta günlük aktivitelerini belirler. Böylece mekanik, günlük koşuşturma içinde anlamını yitirmiş ve dengelerin bozulduğu bir yaşam sürmekten korunurlar. Bu konuya Hyrum Smith benzer bir yaklaşım getirmiştir.
Smith’in kişisel doyum ya da kişisel üretkenlik piramidi adını verdiği piramidin en altında temel değerler yer almaktadır. Uzun vadeli ve orta vadeli hedefler ve günlük uğraşlar bu temel değerlerin üzerine inşa edilmelidir. Smith’e göre kişilerin uzun ve orta vadeli hedefleri temel değerleri ve ilkeleri ile uyum içinde olmazsa ki günlük işlerimiz daha çok bu hedefler tarafından belirleniyor, çok işler başarabilir ama mutlu ve huzurlu olamayız. Hayatın ağır temposu içinde planlamalar yaparken yönümüzü temel ilke ve değerlerimiz belirlemezse sanki sürücüsü olamayan bir otomobilde seyahat eder gibi tamamen kontrolsüz bir süreç yaşarız.

Önceliklerin belirlenmesi: Önceliklerin belirlenmesi kişilerin yaşamlarını daha anlamlı sürdürmelerini ve yaşamları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarını sağlar. Birçok kişi yaşamının bir döneminde ya da sürekli olarak zaman ve iş yükü baskısı yaşar. İşleri, doğru, zamanında, yeterli kaynak harcayarak yerine getirmek (verimlilik) iş yaşamında herkesin başarmak için uğraştığı konulardır. Ancak sözü edilen nedenlerden ötürü verimli olmanın yanı sıra etkili olmak da çok önemlidir. Yani doğru işleri yapmak, ilke ve temel değerlerin çizdiği yoldan günlük aktivitelere varmak. Hem huzurlu, hayattan doyum alarak yaşamak hem de başarılı olabilmek için etkililiği ve verimliliği birlikte yerine getirmek gerekir.

Zaman kullanımını belirleyen aktivite çeşitleri: “Önemli olan, önemli işlere öncelik vermektir” Günlük aktiviteler aciliyet ve önem derecelerine göre kategorilere ayrılır. Buna göre,
Hem acil hem önemli işler A öncelikli;
Önemli ama acil olmayan işler B öncelikli;
Acil ama önemli olmayan işler C öncelikli olarak gruplanabilir.

Günlük aktiviteleri kategorize etmeden önce önemli ve acil kavramlarını tanımlamakta yarar var.
Önemli işler: Bizi hedeflerimize ve arzu edilen sonuçlara götüren işlerdir.
Acil işler: Hemen yerine getirilmesi gerekli, çoğu kez bizim dışımızdaki kişilerin ihtiyaçlarını karşılayan, en kısa zamanda çözüme ulaşmazsa sıkıntılı sonuçlar doğurabilecek işlerdir.

İşleri delege etmek (görevleri paylaşmak): Delegasyon birçok kişinin yapmaktan pek de hoşlanmadığı ya da nasıl yapabileceğini çok da iyi bilmediği iş devridir. Bir başka deyişle, sonuçlarından bizim sorumlu olduğumuz bazı işleri onları motive ederek ve yetkilendirerek başkalarına devretmektir. Yöneticilerin birçoğu işlerini bilinçli ya da bilinçaltı nedenlerle görevleri paylaşmaya yanaşmazlar. Neden daha fazla işlerini delege etmediklerini sorulduğunda;
“Bu iş benden daha iyi ve hızlı yapacak kimse yok”,
“Uzun uzun anlatana kadar yapıvermek daha kolay”,
“İşi delege edersem detayları atlarım ve zor durumda kalabilirim”,
“Diğerlerinden bir şey yapmalarını istemek zoruma gidiyor”,
“Onların işi zaten başlarından aşmış”,
“İşler kötü giderse hesabı bana sorarlar” gibi cevaplar gelebilecek en yaygın tepkilerdir.
Böylelikle. C kategorisinde yer alan işlerden bir türlü kurtulamazlar. Yapılacak işleri paylaştırmayan, mesai arkadaşlarıyla iş bölümü yapmayan kişi fazla başarılı olamaz. Uzun saatler boyu çalışmak kişinin doğru karar verme yeteneğini köreltir ve motivasyonunu bozar.
Zaman yönetiminde görevleri paylaşmayı B öncelikli kategoride ele almak gereklidir. İşleri delege edememe nedenlerinden bir kısmı tamamen duygusaldır. Kşinin kendine güveni olmaması, bilgi ve becerisini rahatça paylaşamaması da delege etmede çekince göstermesine neden olabilir. Bu durumda da her işi ben yapmalıyım anlayışı, verimlilik açısından başkalarının yapması daha doğru olan birçok işi de üstlenerek acil işler kutusundan bir türlü kurtulamamasına yol açar. Üstelik bildiğimiz bir gerçek daha var. Zamanının çoğunu acil işleri yetiştirmekle geçiren kişiler stres, baskı ve gerginlik içinde çalışırlar. Bu durumda, vücudumuz adrenalin salgılar. Adrenalinin de bağımlılık yaptığı artık herkes tarafından biliniyor. Ayrıca, hepimizin başına gelmiştir, biliriz, acil işleri yetiştirmek için koşuştururken yaşadığımız gerginlik ve huzursuzluğun yanı sıra bir coşku hali de mevcuttur. Adrenalin salgısı ile birlikte bir kendimizi önemli ve vazgeçilemez hissetmemiz de bu çalışma biçimini benimsememize neden olabilir. Bu fizyolojik ve duygusal nedenler daha çok çalışanın zamanlarının çoğunu bu karede anılan işlerle geçirmelerine ve dolayısı ile verimsiz olmalarına ve çalıştıkları kurumlara bir anlamda zarar vermelerine neden olmaktadır.
C öncelikli yani acil ama önemsiz işlerin bir özelliğinin de bizim dışımızdaki kişilerin talepleri olduğunu söylemiştik. Aynı durum biraz A öncelikli işler için de geçerli. Yapılan araştırmalarda görüşmelerde ortaya çıkan, kişilerin en çok ihtiyacını duydukları ancak nasıl yapıldığını da pek bilmedikleri “hayır” diyebilme becerisidir.

“Hayır” diyebilmek: Zamanımızı (yaşamımızı) yönetirken birçoğumuzun karşılaştığı temel zorluklardan biri de diğer insanların yaşamımız üzerindeki etkisini minimuma indirgemek, yani kendi zamanımızı kendimiz kontrol edebilmektir. Zaman zaman hepimiz şu duyguya kapılmışızdır. Günler hızla geçiyor, ben çok meşgulüm ama kendi yapmak istediklerimi bir türlü yapamıyorum. İş yerinde diğer iş arkadaşlarımın, amirimin taleplerini karşılamaktan, özel hayatımda ailemdeki benim için önemli olan kişilerin isteklerini yerine getirmekten kendi önceliklerimi hep ikinci plana itiyorum ve erteliyorum. Bu da bizde gerginlik ve öfke duygusu yaratır. Stres seminerlerine katılanlara onlar için en büyük stres kaynağının ne olduğunu sorulduğunda birçok kişi kendine zaman ayıramamak ve yapmak istediklerini yapamamak olduğunu söyler. Bu konunun çaresi kırıcı olamadan “hayır” deme becerisini kazanmaktır. Birçoğumuz yetiştirilme tarzlarımızdan ötürü gelen talepleri hemen karşılamaya diğerlerine kendimize verdiğimiz önemden daha fazla önem vermeye koşullanmışsızdır. Yanlış anlaşılmasın, insanlara “evet” demenin, onlar için bir şeyler yapmanın, yardımsever olmanın bir sakıncası yok. Hatta bunun için kendimizi geliştirebilir, daha insancıl ve özverili olabilir, nefsimizle mücadele edebiliriz. Ancak bu durum yaşamınızı olumsuz yönde etkiliyor, kendi ihtiyaçlarınızı yapmaya zaman kalmıyor, iş yaşamımızda bizi verimsiz hale getiriyor, özel yaşamımızda öfkeli ve gergin bir insan oluyorsak önlem almamız gerekiyor.

Zamanı kontrol altına almak: Zamanımızı nasıl kullandığımızı analiz edebilmek dolayısı ile kontrol altında tutabilmek ve yönetebilmek için önce ölçüm yapmalıyız. Bir özdeyişte dendiği gibi “Ölçemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz…” Bunun için çeşitli araçlar kullanılabilir. Aşağıda bunlardan üç tanesi, örnek olarak verilmiştir.
a) Haftalık Zaman Dağılımı Çizelgesi
1 haftada sahip olduğumuz zaman. (24 x 7 = 168 saat)
Her hafta uyuyarak geçirdiğimiz ortalama zaman.
Haftalık çalışma saatimiz.
Hobilerimize ve spora ayırdığımız haftalık zaman
Yemeğe, TV seyretmeye, alışverişe ayırdığımız haftalık zaman.
Ulaşım için harcadığımız haftalık zaman.
Ailemizle birlikte geçirdiğiniz haftalık zaman.
Diğer işlere ayırdığımız haftalık zaman.
Böyle bir çalışma yapıldığında kişiler, bazı konulara ne kadar fazla zaman ayırdıklarını ya da bazı konulara nasıl hiç yetişemediklerini görerek önemli kararlar alabilirler. Bazen gereğinden fazla uyuduğumuzun, hiçbir hobimizin olmadığının, çok istediğimiz halde spora zaman ayıramadığımızın, 168 saatlik hafta içinde ailemize ne kadar az önem verdiğimizin farkına varabiliyoruz. Önemli bir noktada kişiler genellikle yemek yerken ya da televizyon seyrederken aileleriyle birlikte olduklarını söylüyorlar ya da ailesi ile geçirilen zamana bunu yazmak istiyorlar ye iki farklı maddede yer almasını anlayamıyorlar. Burada kastedilen kaliteli zaman dediğimiz kavram, başka bir aktivitenin gölgesinde kalmaksızın birlikte geçirilen, bir derinliğin yaşandığı birlikteliktir. Şöyle bir düşünelim, bizim için hayattaki en önemli üç kişi ile son altı ay içinde bu kıvamda, ne kadar zaman geçirdik?

b)Günlük Seyir Defteri
Bir başka araç da, günlük seyir defteri (Haynes, 1999) olarak adlandırabileceğimiz, bir günün saatlere bölünmüş aktivite çizelgesidir. Daha çok iş yaşamında, 3-4 gün ya da 1-2 hafta gibi bir zaman diliminin nasıl geçtiğini analiz edebilmek için kullanılan bu araç bize iş görme biçimimiz ve verimliliğimiz hakkında oldukça ciddi geri bildirim verebilir. Ne kadar zamanınız toplantılarda geçiyor?. Telefonda geçen süre ne? Kendimize kesintisiz çalışma süresi ayırabiliyor musuyuz?, Habersiz ziyaretçiler bizi ne kadar bölüyor, planlama yapabiliyor musunuz?. Bizim için günün en verimli saatleri hangileri, sürekli zaman kaybettiğimiz durumlar neler, önceliklerimizi ne kadar yerine getirebiliyoruz?. Günlük aktivitelerimiz temel değerlerimiz ve uzun vadeli hedeflerimizle uyum içinde mi?, “hayır” demeyi biliyor muyuz? Bir süre saatler bazında günlük tutarsak, yapacağımız detaylı bir analiz bize ayna tutacak, güçlü ve zayıf yönlerimizi gösterecektir. Bu bilgilerin ışığı altında, sözü edilen teknikleri de kullanarak yaşamımızı yeniden düzenleyebiliriz.
c) Zaman kullanımının analizi
Gereklilik testi: Bu aktivitenin gerçekten yapılması gerekiyor mu? Yapılmadığında ne olur?
Uygunluk testi: Bu aktiviteyi yetki, bilgi, beceri ve zaman bakımından yapması gereken kişi ben miyim?
Etkinlik testi: Bu aktiviteyi yapmanın şu an bildiğimden daha iyi bir yolu var mı?

Bioritm ve günlük seyir defteri: Günlük seyir defterinin verdiği geribildirimden biri de günlük enerji dağılımınızdır. Çeşitli nedenlere bağlı olarak gün içindeki enerji seviyemiz aynı değildir (Haynes, 1999. Seiwert, 1989). Şekil-3’te insanların çoğunluğunun sahip olduğu, saatler bazında değişen enerji seviyeleri gösterilmektedir.
Ancak kişisel farklılıklar dikkat çekicidir. Kimimiz sabahları daha erken ve dinç uyanırız ve akşam saatlerinde kendimizi daha yorgun hissederiz, kimimiz öğlene kadar tam da kendimize gelemeyiz akşama doğru açılarız ve enerji seviyemiz yükselir. Hemen herkes için geçerli olan, öğle yemeğinden sonra enerjimiz daha çok sindirim için kullanıldığından, bir ağırlık çökmesidir. Hatta bazı fabrikalarda, bu gerçekten hareketle öğlenden sonraki saatlerde üretim bantlarının yavaşlatıldığı bilinmektedir. Günlük planlarımızı yaparken, hangi saatler daha yüksek enerjiye sahip olduğumuzu, kendimizi daha dinç hissettiğimizi göz önünde bulundurmalıyız. Buna göre enerjik olduğumuz saatlere daha fazla zihinsel güç gerektiren ve A öncelikli işlerimizi koyarak verimliliğimizi arttırabiliriz.

Testere dişi etkisi: Zamanımızı kötü kullanmamıza neden olan önemli etkenlerden biri de bölünmedir. Günlük seyir defteri alıştırmasını yapan birçok çalışan gördüler ki kesintisiz çalışabildiğimiz zaman dilimi son derece az. Özellikle günümüz açık ofis ve yüksek teknolojinin getirişi olan çeşitli telekomünikasyon araçları ile donatılmış çalışma ortamlarında kesintiler kaçınılmaz. Testere dişi etkisi olarak bilinen, aşağıdaki şekilde belirtildiği gibi zihinsel aktivite gerektiren bir iş yaparken kesintiye uğramanız bir daha eski verimliliğinize çıkamamanız anlamına geliyor. Tekrar tekrar bölünürsek verimliliğimiz daha da düşüyor. Yaptığımız işe bağlı olarak, gün içinde bölünmeden çalışabileceğimiz bir zaman dilimi ayırmamız ve de mekân yaratmanız A öncelikli ve de özellikle B öncelikli işlerimiz için son derece önemlidir. Birçok kişi işlerine her gün yarım saat erken gelerek, günün temposu başlamadan planlamalarını yapmakta ve önemli işleri için kesintisiz zaman ayırmaktadır.
Pareto ilkesi: Zaman yönetiminden söz ederken önemli konulardan biri de Pareto 80/20 Kuralı olarak da bilinen bu kuram ismini 19. Yüzyılda yaşamış İtalyan ekonomist ve sosyolog Vilfredo Pareto’dan almıştır. Sadece zaman yönetimi için değil yaşamımızın birçok alanında geçerlidir. Bu kurala göre elde ettiğiniz sonucun, gösterdiğiniz performansın %80’i çabalarınızın %20’sinden gelir.
Zaman yönetimi açısından yaklaşıldığında, başarılarınızın %80’i çabalarınızın, o iş için ayırdığınız zamanın %20’sinden kaynaklanır. Burada amaç, hangi %20’lik zaman diliminin üretkenliğinize neden olduğunu bilmektir. Böylece atıl olan sonuç yaratmayan %80 zamanı daha farklı değerlendirmeniz mümkündür. Konsantrasyon ya da yoğunlaşma ilkesi de diyebileceğimiz bu kuralı uygulayabilmek için yukarıda sözünü ettiğimiz araçları kullanarak zamanı nasıl kullandığımızı iyi gözlemlemek gerekir. Böylece nereye yoğunlaşmanız gerektiğini görme fırsatınız olur. Şekil-4’te Pareto Prensibi şematik olarak gösterilmektedir.

Parkinson yasası: Zamanı etkili kullanmanın bir alışkanlık olduğundan söz etmiştik. Birçoğumuzun kötü bir alışkanlığı da işleri verilen süreye yaymaktır. Parkinson Yasası (Lakein, 1995) olarak bilinen bu ilkeye göre o gün bize BİR iş verilmişse BİR işi tamamlarız, İKİ iş ya da ÜÇ iş verilmişse o işleri tamamlarız. Ya da gün içinde ne kadar iş planlarsak o kadar işi bitiririz. Tabii, bunun bir sınırı var ancak bilinçli olarak yapabileceğimiz şey, üzerimizde biraz baskı yaratarak kapasitemizi artırmaktır. Zaten iş yaşamını düşünecek olursak işlerin bitmesi pek de söz konusu değildir. İyi bir planlamayla, günlük aktivitelerimizi tamamladıktan sonra B öncelikli, iyileşmeye, gelişmeye yönelik işler yapabiliriz. Yeter ki zamanımızı iyi değerlendirelim ve kontrol altına alalım. Aşağıda, birçok kişinin zamanlarını kullanmadaki eğilimleri yer almaktadır. Bazı durumlarda bu yatkınlıklarımız etkili sonuçlar verebilir ancak bazen sahip olduğumuz davranış kalıpları zamanımızı verimsiz kullanmamıza neden olabilirler. Önemli olan kendi eğilimlerimizin ayırdına varıp engelleyici olanlarından kurtulmaya çalışmamız. Bu ipuçlarının ışığı altında aşağıda sıralanan eğilimlerin hangilerinin bizin için de geçerli olduğunu değerlendirip ve daha verimli olabilmek için hangilerini ne yönde değiştirmemiz gerektiğine ve hangi durumlarda ne tür tedbirler almamız gerektiğine karar vermeliyiz.
Sevdiğimiz işleri sevmediğimiz işlerden önce yaparız.
Nasıl yapılacağını bildiğimiz işleri nasıl yapılacağını bilmediğimiz işlerden daha süratli yaparız.
Kolay işleri zor işlerden önce yaparız.
Daha az zaman gerektiren işleri çok zaman gerektiren işlerden önce yaparız.
Gerekli kaynaklar elimizin altında olan işleri yapmaya daha eğilimliyiz.
Bazen planlanmış olan işleri planlanmamış olanlardan daha önce yaparız.
Programlanmış olan işleri programlanmamış olanlardan daha önce yaparız.
Diğerlerinin taleplerini kendi ihtiyaçlarımızdan daha önce karşılarız.
Acil olan işleri önemli olanlardan daha önce yaparız.
İlginç, olan işleri ilginç olmayanlardan daha önce yaparız.
Harekete geçmek için belirlenmiş zamanın sonuna kadar bekleriz.
Büyük işlerden önce küçük işlerle uğraşırız.
İşlerle önümüze gelme sırasına göre ilgileniriz.
İşleri kimin tarafından verildiğine bağlı olarak yerine getiririz.
Alışkanlıklarımız, yaparken zorlanmadığımız. Kendimizi rahat hissettiğimiz, ilk tercihimiz olan davranışlarımızda. Yani rehavet alanımız (comfort zone) içinde yer alan ve değiştirmeğe direnç gösterdiğimiz aktivitelerdir. Farklı bir beceri kazanmak, alışagelmişin dışına çıkmak için mutlaka rehavet alanını terk etmemiz, biraz; rahatımızın kaçması gerekmektedir. İnsanlık olarak bugün bildiklerimizin yarısını 10 yıl önce bilmiyorduk. Yani bildiklerimiz son 10 yılda ikiye katlandı. Söylenen o ki, bu ikiye katlama gelecekte 18 ayda bir olacak. Bu kadar hızlı değişimin yaşandığı, bilginin bu kadar önemli olduğu bir çağda en önemli kaynaklarımızdan biri olan zamanı ne kadar iyi kullanabilir, daha doğrusu yaşamımızı ne kadar iyi yönetebilirsek dünya ile rekabette o kadar başarılı olabiliriz. Tabii bu alanda başarıdan söz ederken, yalnızca az zamanda çok iş yapmak kastedilmiyor. Temel ilke ve hedeflerden ayrılmadan, iş ve özel yaşamın dengeli birlikteliğinden söz ediyoruz. Zaman yönetiminin alt konularına bakınca aslında kazanılması gereken becerinin sadece zamanı yönetme becerisi olmadığını gördük. Genel olarak daha başarılı olabilmek için hem teknik olarak hem beşeri olarak geniş bir alanda kendimiz geliştirmemiz gerekiyor. Gelişebilmek için de değişime açık olmamız, eksikliklerimizi açık yüreklilikle kabul etmemiz ve alışkanlıklarımızı, şimdiye kadar sahip olduğumuz bazı davranış kalıplarını değiştirmemiz, rahatımızın biraz kaçması gerekiyor

SONUÇ VE ÖNERİLER
Sahip olunan zamanı verimli bir şekilde kullanıp kullanmamak büyük ölçüde kişinin elindedir. Zamanı bir yerde durdurmak ve tekrar başlatmak gibi bir lükse hiç kimse sahip değildir. Yapılması gereken, durdurulamayan ve akıp giden zamanı, kişi ve çalıştığı kurum için en faydalı şekilde değerlendirmektir. Bunu başarabilmek için ilk önce zaman tuzakları tespit edilmelidir. Ancak, zaman tuzaklarıyla mücadele etmek ve zamanın kişiyi değil, kişinin zamanı yönetmesi büyük bir irade ve kararlılık gerektirir. Kararlılık göstermek, zaman yönetiminin en önemli aşamasıdır. Sonraki aşamada, kişi zamanını nasıl kullandığını gözlemlemeli; zamanı nasıl değerlendirmesi gerektiği ile ilgili öngörüleri ve amaçlarına uygunluğu ile karşılaştırmalıdır. Karşılaştırmalar sonucu elde edilen veriler doğrultusunda, değiştirilmesi gereken alışkanlık ve davranışlar amaca uygun olarak planlanmalıdır.
Zamanımızı ve yaşamınızı daha etkili yönetebilmemiz için bazı ipuçları aşağıda sıralanmıştır:
Sabahları erken kalkmalıyız.
Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği uyandırmak için her gün kendimize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirmeliyiz.
Günlük giyeceklerimizi ve çantamızı akşamdan hazırlamalıyız.
Güne olumlu başlamalı, pozitif düşünmeye çalışmalıyız.
Sağlığımızı korumalı, varsa sağlık sorunlarımızı geciktirmeden çözmeliyiz.
Kendinize randevu vermeliyiz, bu saatleri sadece kendimize ayırmalıyız.
Kararlı olup, seri hareket etmeliyiz.
Hedefe ulaşmada kestirme alternatif yolları denemeliyiz.
Not alma alışkanlığı edinmeliyiz.
Önümüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları masamızdan kaldırmalıyız.
Gereksiz ayrıntılarla fazla uğraşmamalıyız.
İdeal çalışma ortamı oluşturmalıyız.
Yazılı kayıt tutmalı, mutlaka ajanda kullanmalıyız.
Yolda düşünüp, zihinsel planlama yapmalıyız.
Hızlı ve etkili okumayı öğrenmeliyiz.
Zihinsel gücümüzün verimliliğini arttıracak her türlü unsura (kitap, kurs….vs) yatırım yapmalıyız.
Bilgilerimizi güncellemeliyiz.
Davetsiz misafirlerin bizi meşgul etmelerine izin vermemeliyiz.
Hata yapmaya hakkımız olduğunu unutmamalı, ancak geçmişte yaptığımız hataları da tekrarlamamalıyız.
Mevcut potansiyelimizi daha etkili kullanabilmek için günümüzü planlarken kendimize zorlayıcı hedefler koymalıyız.
Eğilimlerimizin ve alışkanlıklarımızın ayırt edebilmeli, onları değiştirmenin çok da kolay olmadığını bilmeliyiz.
Yeni bir beceri kazanmanın ya da kendimizi değiştirmenin, ancak alışkanlıklarımızın bize sağladığı konfordan vazgeçerek olduğunu ve rahatımızın kaçması gerektiğini tekrar tekrar kendimize hatırlatmalıyız.

KAYNAKLAR
Peker, Ömer ve Aytürk, Nihat; Etkili Yönetim Becerileri, Yargı Yayıne­vi, Ankara, 2000
Uğur, Asuman; “Çalışma Hayatında Zaman Yönetimi” MPM, Anahtar Dergisi, Sayı 143, Ankara, 2000
Sabuncuoğlu, Zeyyat, Zaman Yönetimi, Ezgi Kitabevi, Bursa 2002,
Lakein, Alain, Zaman Hayattır, Rota Yayınevi, İstanbul 1997
Young, Trevor L. Daha İyi Nasıl Proje Yönetimi, İstanbul: TİMAŞ Yayınları, 1998.
Parks, Beblon. “7 Time-Manageınent Sunity Suvers.” İnstructors, 1998, C.107, S.5,
Türkel, Süleyman, Doğan Nadi; Etkili Zaman Yönetimi ve Uygulaması, ANGİAD
Yayınları, Ankara, 2001
Çelik, Vehbi; Sınıf Yönetimi, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2002,
Sabuncuoğlu, Zeyyat, Zaman Yönetimi, Ezgi Kitabevi, Bursa 2002,
John Adair, Adair, Talbot; Zaman Yönetimi, Öteki Yayıncılık, Ankara, 1993
Sabuncuoğlu, Zeyyat, Zaman Yönetimi, Ezgi Kitabevi, Bursa 2002
Smith, Jane; Dahi İyi Nasıl Zaman Yönetimi, Tiınaş Yayınları, İstanbul, 1998
Atkinson, Jacqualine; Zamanı Yönetme Sanatı, Nehir Yayınları, İstanbul, 1997
Çelik, Vehbi; Sınıf Yönetimi, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2002